Hilfestellung für Anträge bei der Kulturbehörde Hamburg

Für die Förderformalien bei der Kulturbehörde Hamburg (KB) stellen wir hier einen kleinen Support ins Netz, der die Arbeit der Antragstellung und der Verwaltung erleichtern helfen soll.

Nachdem die KB ein neues Abrechnungsprogramm zur Verfügung hat, wurden wohl auch neue Formulare erstellt werden. Ein dazu notwendiges »Update« folgt hier so schnell als möglich ... Neben der Beschreibung der einzelnen Posten, die in einem Antrag benannt sein müssen, findet sich ganz am Ende auch ein Abrechnungsformular, das in den Programmen Microsoft Excel oder – die OpenSource freeware – OpenOffice (PC) bzw. NeoOffice (MAC OS X) funktioniert, und die Rechenaufgaben selbständig übernimmt. Die Kulturbehörde teilt die Fördermöglichkeiten für Bildende Kunst in drei verschiedene Antragsformen, die jedoch von den Antrags-Formalien her ziemlich identisch ausfallen:

• Kunst im öffentlichen Raum
• Programmförderung (für das Jahresprogramm von Vereinen / Ausstellungsräumen etc.)
• Projektförderung (z.b. Kataloge / Ausstellungen / Tagungen etc. einzelner Künstler / Initiativen / Kuratoren)

Die Kunstkommission tritt einmal im Quartal zusammen, um die Anträge zu sichten und an die von der AG Bildende Kunst gewählte Jury weiterzuleiten. Hierzu bitte bereits bei der Planung bei der KB anfragen, wann man fristgerecht beantragen muß, denn erfahrungsgemäß gehen nach der Genehmigung nochmal gut 3-4 Wochen ins Land, bis man das Geld auch abrufen kann ... dann die Zeit für die Überweisung. Für die Programmförderung gibt es einen jährlichen Termin, meist im Oktober des Vorjahres ...

Finanzierungsplan

Für jeden Antrag muß zunächst ein Finanzierungsplan erstellt werden, der alle Kosten auflistet. Dabei ist zu beachten, daß der Finanzierungsplan beim Abruf des Geldes (sofern genehmigt) durchaus noch verändert werden kann: In der Regel bis zu 10% Verschiebung zwischen den einzelnen Posten. Und auch bei der Endabrechnung kann noch einmal geschoben werden! (Ginge ja auch gar nicht anders – wer kann schon so genau wahrsagen, ob auch alles wie geplant klappt).



Es macht also immer Sinn, später noch irgendwo einzusparen, um Elemente, die im nachhinein notwendig erscheinen, besser oder zusätzlich realisieren zu können, ohne den damit verbundenen Betrag zurück geben zu müssen ...

WICHTIG: Bei Arbeiten, die durch Fremdfirmen geleistet werden, müssen ab einem Betrag von 500,- Euro drei Kostenvoranschläge eingeholt und mit eingereicht werden!

Was sollte ein Finanzierungsplan enthalten?

Ein Finanzierungsplan sollte die einzelnen Ausgabeposten nach Rubriken trennen. Das Formular der KB unterscheidet bisher nur zwischen »Personal- und Sachausgaben / ggf. Beschaffungen«, aus denen alle Ausgaben »detailliert« hervorgehen sollen. Mir ist da ein bißchen rätselhaft, wie aus solch schwammigen Trennungen etwas "detailliert" ersichtlich werden soll. Um einer späteren willkürlichen Zuordnung vorzubeugen, schlage ich vor, etwas genauer an der Realität zu strukturieren (so wie es auch das Finanzamt verlangt):

• Büro / Telefon
• Fahrtkosten
• Materialkosten
• Werbemittel
• Fremdarbeiten
• Honorare

Zusätzliche Rubriken sind jederzeit möglich, z.B. »Raummiete« bei Ausstellungsräumen ...
Später, bei der Abrechnung trägt man dann die einzelnen Belege unter der entsprechenden Rubrik ein.



Das unten zum Download stehende Excel-Formular berücksichtigt bereits die verschiedenen Rubriken. Beim Eintrag der jeweiligen Rubrikenzahl bei den Einzelbelegen errechnen sich die Kosten automatisch .. Nach dem Grundsätzlichen nun zu den einzelnen Antragskategorien:

Alle Anträge splitten sich in die vier Hauptkategorien

• Einnahmen (z.B. aus Eintrittsgeldern, Verkaufserlösen usw.),

• Eigenmittel (zu denen auch die sogenannten »geldwerten Eigenleistungen« zählen - insgesamt müssen diese mindestens 25% der Gesamtfinanzierung betragen),

• Drittmittel (Gelder von Sponsoren / Spenden),

• und beantragte Fördermittel (das eigentliche Fördervolumen, das bei der KB beantragt wird).

Diese vier Hauptkategorien sollten bereits im Finanzierungsplan der Arbeit / des Projektes strickt getrennt werden.

Einnahmen:

Handelt es sich bei dem Projekt beispielsweise um eine Aufführung, bei der Eintritt genommen wird, so sind die zu erwartenden Eintrittsgelder hier aufzuführen.

In dieser Kategorie empfiehlt es sich, nicht zu hoch zu greifen – wir kennen unsere Pappenheimer: Alle KollegInnen haben selbst viel zu tun, wenn wir was tolles veranstalten (und natürlich umgekehrt).

Eigenmittel:

Die »Eigenmittel« müssen mindestens 25% des Gesamtvolumens betragen, ansonsten kann der Antrag abgelehnt werden. Unter Eigenmittel subsumieren sich erstens alle Barleistungen, die vom Antragsteller selbst eingebracht werden. Und zweitens zählen dazu die sogenannten »geldwerten Eigenleistungen«. Damit sind gemeint: Alle Arbeiten, die zur Realisierung der Arbeit / des Projektes aufgebracht werden und NICHT zur Entwicklung / Konzeption der Arbeit / des Projektes zählen (siehe unten bei »Beantragte Förderung«).



In den bisher eingereichten Stundensätzen für »geldwerte Eigenleistungen« habe ich diese Unterteilung in drei »Lohngrupen« vorgenommen, die von der Behörde so auch akzeptiert wurden, ja, sogar mit der Anfrage bedacht wurden, ob man die so generell übernehmen könne. Diese »Lohngruppen« stellen Sätze im unteren Mittel vergleichbarer Leistungen in der freien Wirtschaft vor.

Drittmittel:

Einige Beispiele: Das Ortamt Wandsbek hat mir einen Betrag von 500,- Euro zugesagt, um eine Diskussionsveranstaltung zur »Schimmelmann-Büste« auszurichten. Oder: Meine Oma mag was ich mache und hat mir 1000,- Euro Zuschuß zu meinem Katalog überwiesen. Oder: Unserem Verein hat der ansäßige Autohändler eine Spende von 3000,- Euro für das Jahresprogramm zugesagt. Oder: Da die KB nur in seltenen Fällen Honorarzahlungen fördert (siehe unten), habe ich NUR FÜR DIESEN POSTEN eine Zusage von der Patriotischen Gesellschaft erhalten. Hier scheint es mir wichtig, für Honorare, die man sich selbst (z.B. den Vereinsmitgliedern, teilnehmenden KünstlerInnen oder KuratorInnen) zahlen will, die dazu eingeworbenen Drittmittel mit dem Sponsor bindend festzulegen, sodaß daraus klar hervorgeht, daß diese Gelder NICHT anders verwendet werden dürfen (also das notwendige Fördervolumen durch die KB nicht schmälern, weil dies ein Posten ist, der von der KB ohnehin nicht gerne berücksichtigt wird). Und: Natürlich kann niemand etwas dagegen sagen, wenn ich meine »Drittmittel« als allgemeine Spende an meinen Verein deklariere, somit zum Jahreshaushalt dazu addiere und nicht projektbezogen aufführe. Warum das? Wenn ich nun Teile dieser eingeworbenen Spenden aus dem allgemeinen Vereinsbudget in ein Projekt einbringe, gelten diese als »Eigenmittel«. Das kann nützlich sein, wenn ich sonst durch die getrennte Angabe von Drittmitteln und Eigenmitteln nicht mehr auf meine 25% »Pflicht«-Eigenmittel käme:



Ich empfehle, den Anteil der »Eigenmittel«, insbesondere alle Tätigkeiten, die als »geldwerte Eigenleistungen« geltend gemacht werden können, zu berücksichtigen und genau aufzuführen. Einerseits bin ich der Meinung, daß die »ehrenamtlichen« Leistungen der »KulturarbeiterInnen« wo nur irgend möglich ins Bewußtsein gerückt werden müssen, andererseits kann man hier am besten eine »Reserve« kalkulieren, falls es zu unvorhergesehenen Umdisponierungen kommt (was in unserem mit Empfindlichkeiten gesegneten Geschäft ja schnell passieren kann). Also, nehmt Euch die Zeit, einmal genau hinzuschauen, was man denn da so »nebenbei« erledigt und oft unberücksichtigt läßt ... Und: Umso höher das Gesamtvolumen, desto höher fallen auch die tolerierten Verschiebungen von 10% pro Posten aus ...

Beantragte Förderung:

Was kann im Antrag / Finanzierungsplan NICHT als Förderung durch die KB geltend gemacht werden? Die Entwicklung / Konzeption einer Arbeit / eines Projektes und die damit verbundenen Zeitleistungen, die ich als Künstler zum Beispiel zur Herstellung eines Tafelbildes benötige oder als Kurator zur Entwicklung des Ausstellungskonzeptes. Das heißt also auch: Man kann sich selbst oder anderen Künstlern kein »Honorar« für die anfallenden Zeiten der Realisierung all der Teile einer Arbeit / eines Projektes als Förderung der KB beantragen, die »künstlerisch« ausgeführt werden. Rein bautechnische Zusatz-Arbeiten dagegen, die erst bei der Realisation des Projektes entstehen, können in den meisten Fällen eingesetzt werden. Auch die fotografische Reproduktion für einen Katalog fällt beispielsweise unter diese Rubrik, die Realisation einer Skulptur in einer Gießerei ... Die Kosten für die Beaufsichtigung der eigenen Ausstellung können ebenfalls NICHT geltend gemacht werden, sofern die ausstellende Institution nicht Fremdpersonal als Bedingung fordert. Anders dagegen bei der Kuration eines Ausstellungsprojektes, bei dem ich als Kurator nicht zugleich Aufsicht machen kann und auch noch eine Führung veranstalten will. Habe ich als Verein jedoch wieder genug Mitglieder, die in der »ehrenamtlichen« Lage wären, die Ausstellung zu beaufsichtigen, wird es wieder schwierig, dafür Gelder loszueisen ...

Für die "ehrenamtlichen" geldwerten Eigenleistungen hat die Behörde einen zusätzlichen Erhebungsbogen entwickelt, der im Falle einer Förderung ausgegeben wird. Dieser dort ermittelte Betrag, der nicht Teil des Antrags sein darf, wird dann "im Hintergrund" dennoch zur Erfüllung des prozentualen Eigenanteil gerechnet.

Mit Sicherheit kann aber die Behörde nichts dagegen haben, wenn die Honorare für die KünstlerInnen einer Ausstellung ausdrücklich von einem Sponsor getragen werden (also in den Bereich »Drittmittel« fallen siehe oben). Vielleicht ist es aber (um Begehrlichkeiten vorzugreifen) ratsam, "schwierige" Honorare erst gar nicht in das Gesamtvolumen mit aufzunehmen, sondern KünstlerInnen und Sponsoren direkt zusammen zu bringen, um eine direkte Honorierung zu vereinbaren, z.B. mit der Gegenleistung einer persönlichen Führung ... Demnächst weitere Details aus den täglichen Erfahrungsberichten ...

Download von Nützlichkeiten

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